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  • 2016.09.16 Friday
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後編・エクセルの「行」と「列」を押さえて負の連鎖を断ち切る方法

 

 


こんにちは、イノウエです!

前回
「前編・エクセルの「行」と「列」を押さえて負の連鎖を断ち切る方法」
という記事を書きました。


これは主に「行」と「列」についての記事でした。


→ 前編・エクセルの「行」と「列」を押さえて負の連鎖を断ち切る方法


そして今回はExcelの残念ポイント第2弾 -後編-です。

後編である今回は
「数字とアルファベットの合体版」について
お話していきます。





「数字とアルファベットだけの羅列がわかりにくい」



前編の最後に

A1

という数字+アルファベットの合体版について触れました。


前編を読んだことのある方ならピンときているはず。




前編で”行”と”列”をおさえました。

そのことを踏まえると、
この合体は「何と何の組み合わせ」なのか?




そうですね。


この合体は「列+行の組み合わせ」になります。


この組み合わせでわかるのは
そのセルのある場所」なんです!



Excelの画面上一つ一つのマス目が
「セル」と言われていることは確認済みです。



実はセルには、
それぞれ所在がわかるものが
個別に割り振られてます。


ある意味
私たちでいうところの住所のようなもので、
先ほどの合体が
個別に割り振られたセルの所在」になります。



Excel用語でいうと「セル番地」です。

セル番地はこんな形で表示されています。

コレです↓

セル番地

※クリックで拡大して見れます




もう一度先ほどの合体を見てみましょう。


A1


これは
「A列にある1行目にあるセル」という
1つのセルの所在を表しています。


行列・セルという
バラバラの状態ではわかっていても、
このように合体すると一気にわかりにくくなります。


理解するまで
「わかりにくいなぁ」と思われるのが
残念なポイントです。。


この「列+行の組み合わせ」がわかると
Excelで苦労することはぐっと減ります。



セルの中に入っている計算式もこれでわかります。



アルファベットと数字の組み合わせによる
「セル番地」はExcelで頻繁に見る表示なので、
「行」「列」といっしょに押さえておくと
負の連鎖を断ち切れますよ!

 

 

 


前編・エクセルの「行」と「列」を押さえて負の連鎖を断ち切る方法


エクセルの「行」と「列」を押さえて負の連鎖を断ち切る方法
 

こんにちは、イノウエです!

 


前回
数学が苦手だからとExcelを避けるのがもったいない理由
という記事を書きました。

まだ読んだことがない方は、
ぜひ読んでみて下さい。


→ 数学が苦手だからとExcelを避けるのがもったいない理由



そして今回は
Excelの残念ポイント第2弾 -前編-です。


Excel特有の
「数字とアルファベットだけの羅列による負の連鎖」を
断ち切る方法についてお話していきます!


前編である今回は
「行」と「列」の押さえ方についてです。


 

 

【  目  次  】
 
1.「数字とアルファベットだけの羅列に拒否反応でちゃって…」
 
  1-1.「行」の押さえ方
 
  1-2.「列」の押さえ方

 

 

 

 


 

 

 

 

 

「数字とアルファベットだけの羅列に拒否反応でちゃって…」

 


確かに数字やアルファベットが
「それぞれ何を表しているのか?」がわからないと嫌になります。

わからない



嫌になる



拒否反応



避ける



忘れる or や〜めた!


という負の連鎖が始まります。




もったいない!


この数字とアルファベットがわかれば
Excelは使いやすくなるのに



では負の連鎖を断ち切る方法とは
どんな方法でしょう?



それはズバリ、
「行」と「列」をしっかりおさえること!
です。



Excelの基本画面を見てみましょう。

(※画面はExcel2010のものです)

薄いグレーのマス目盤の上端にアルファベット、
左端に数字が打ってあります。



上端のアルファベットは「」。


左端の数字は「」といいます。


更にマス目一つ一つを「セル」といいます。



この3点がExcelにおける重要3点セットです。

Excelの話をする上で、
この3点セットは外せません。



数字とアルファベットが〜…と口にする方の中には、
この3点セットを知らない方もいます。


頭で覚えにくいのであるならば、
手を動かしてみましょう!


ぜひあなたもやってみてください!



 

 

手を左から右へまっすぐ動かします。

 


行の覚え方

 

(※イラストはあくまで動きの参考です)

 


これが「行」です。

横一直線が「行」です。


行はExcelでは「数字」によって表示されています。

コレですね↓

行番号

※クリックで拡大して見れます

 

 

次に手を上から下へまっすぐおろしてみてください。

 


列の覚え方

これが「列」です。

縦一直線が「列」です。



列はExcelでは「アルファベット」によって表示されています。

コレですね↓

列番号

※クリックで拡大して見れます



では連続して手を動かしてみましょう!


左から右に一直線で「行」!

上から下に一直線で「列」!


行列の覚え方

 

(※リズム感を出すため速めで再生しています)

 

 

 


行列をしっかり身に付けることで、
まず始めの「わからない」が回避できます。


そして、
負の連鎖を断ち切ることができます




もう少し行列について話をします。

今まででExcelの
外せない3点セット中2点まで確認できました。

バラバラならまだ確認しやすいですね。



しかし、
問題は合体した時です。

合体した時というのは次のような時です。



A1



ここで一気に苦手な人は「なにこれ」となります。

あなたはこれが何を表しているのか
しっかり説明できますか?

この合体については
後編にて詳しくしていきます。
 

 

 

 

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数学が苦手だからとExcelを避けるのがもったいない理由

数学が苦手だからとExcelを避けるのがもったいない理由



以前「あなたのExcelが苦手な本当の理由」という記事で、
Excelを苦手・回避する行動心理などをお話ししました。

まだ読んでいない方は読んでみてください。


 あなたのExcelが苦手な本当の理由


さて、
今回の記事では前回の宣言通り
「Excelの残念ポイント」についてお話ししていきます。


↓↓前回ご紹介した残念ポイント一覧↓↓


「計算(算数・数学)が苦手で…」

「数字とアルファベットだけの羅列に拒否反応でちゃって…」

「表計算とかグラフとか、もう聞いただけで難しそうって思ちゃって…」

「マス目ばかりでどこを見ているかわからなくなっちゃって…」

「あんまりパソコンで計算とかしないんで…」



1つ1つその誤解はもったいないという
お話しをこれからしていきます。

全部詰め込んでしまうと長丁場になりますので、
今回は1つ目の
「計算(算数・数学)が苦手だから、Excelは避けたい」
に絞ってお話ししていきます!




 

「計算(算数・数学)が苦手だから、Excelは避けたい」




実にもったいない。

計算が苦手とはいえ、
細かい計算はExcelがしてくれます。

あなたはただ「こうしなさい」と
計算式を組み立てるだけです!

確かに複雑な計算式を使う場面もあるかもしれませんが、
基本的には足し算、引き算、割り算、掛け算で
計算できてしまうものが多いです。



電卓を片手に計算したあと、Excelに数値を入力していませんか?

一回で入力も計算も一気にしてくれたらと思いませんか?



Excelならそれができます。


入力、計算、計算式の保存。

どれもが一度にできます。



さらに、
ある程度計算のパターンを覚えておけば、
「計算が苦手!」という場合でも対応できます。





よくある計算パターンとしては、消費税の計算です。




では、ここで問題です。

正確な金額を求めるよりは、
計算式が思い浮かぶかチャレンジしてみください!



問1)1600円の商品の税込金額はいくらですか。


問2)1296円の商品の税抜金額はいくらですか。








さて、計算式は思い浮かびましたか?






問1の場合
計算が苦手な人の多くは、
「1600円の税込金額」と言われると次のように考えます。


1600円×消費税率(2016年5月現在なら8%)



計算結果の消費税(128円)+1600円



税込金額 1728円!



多くの場合、
このように考えると途中で面倒になってしまいます。



一方すっと計算できる人の多くはこう考えます。


1600円×1.08
(2016年5月現在の消費税率8%より)



さきほどより計算が楽にできそうです。



では税抜金額はどうでしょう?


問2の場合
計算が苦手な方の多くは「税抜金額」と言われると
思考が停止する方が多いです。


先ほどの税込金額ように掛け算をしてしまうと違う結果が出るし。

かといって8%(もしくは0.08)で割ってしまうと
とんでもない金額が出てしまう。



そこで計算が苦手じゃない人はこう考えます。


1296円÷1.08
(2016年5月現在の消費税率8%より)





あなたは前者と後者どちらのタイプですか?


これらを暗算でするかどうかは別として。

後者の方がスマートに条件反射的に計算ができます。

これが計算のパターンになります。

あとはどんな数であれ計算結果はExcelに任せれば出ます。



もしもあなたが社会人であれば、
よく使われる計算式というのはある程度決まっています

今回の消費税の計算式のように、です。



数学の微分積分、ルートの計算、
方程式のような複雑な計算をする必要はありません。



するべきなのは、
「こうしなさいよ」とExcelに指示を出すだけ。

しかもその指示はあらかた”決まったパターン”があります。



決まったパターンを使えば、
電卓とパソコンとの行き来をしなくて済み時間短縮になります。

ちょっとした時間短縮ですが、
ちりも積もればなんとやらです。

慣れれば慣れるほど、
あなたの作業効率はどんどん上がっていきます。



試しにExcelを開いて次の計算式を入力してみてください!

もしくはそのままコピーして貼り付けてもらってもいいです。

入力、または貼り付けた後、
Enterキーを押せば計算結果が表示されます。


▼ 問1の計算式

 =1600*1.08
(1600円の税込金額を出す計算式)


▼ 問2の計算式

 =1296/1.08
(1296円の税抜金額を出す計算式)



ちゃんと1728円と1200円と出ましたか?




今回の消費税の計算であれば、

税込金額 ⇒ 税抜金額 × ( 1 + 消費税率 )

税抜金額 ⇒ 税込金額 ÷ ( 1 + 消費税率 )


というのが決まったパターンです。



数学が苦手というのは
Excelを使うにあたり
実はあまり関係がありません。



計算パターンを知り、
その計算式をExcelに入力する。

そうすれば、あとはExcelが結果を出してくれる。



使い方はとてもシンプルです。

シンプルかつ早く結果が出ます。


その反面、
「難しそう」
「ちゃんと数学をわかっていないと使えなさそう」
といった”誤解”も生じてしまうのが残念ポイントです。。



そうやって生じた誤解によって
Excelを使わないというのは、
非常にもったいないことが伝わりましたでしょうか。


え?

毎度毎度手入力で計算式を組み立てるのが面倒くさい??


安心してください。

実はExcelでは毎度必ず手入力で計算式を組み立てるというわけではありません

これについては、別の記事にて詳しくお話しします。




今回以外の複雑な計算でも、
あなたが頭で考えるより早くExcelが
結果をはじき出してくれます。


さらにExcelには
より複雑な計算を自動で行ってくれる
関数』と呼ばれる機能があります。

関数に関しては、
【 IF関数で快適に書類作成|Excel 関数の利用から活用法まで 】
という記事に詳しく書いています。

「関数ってなに?」と思う方は、ぜひ読んでみてください。



 IF関数で快適に書類作成|Excel 関数の利用から活用法まで



よく使う計算パターンを知って、
あなたの作業効率をグンッと高めてしまいましょう!








 
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あなたのExcelが苦手な本当の理由

あなたのExcelが苦手な本当の理由


Excelは便利で手軽に使えるソフトと、よく言われます。

では、ここで1つ質問です。



あなたは「便利だなぁ」と思えるレベルまで、
自分がExcelを使えていると思いますか?



少し考えてみてください。



答えは出ましたか?

この問いに対して、
「いや、そこまで使わないからなぁ…」と思ったり、
「Excel苦手…」と思ったとすれば
ぜひ今回からのシリーズ記事を読んでみてください。

あなたのExcelに対するイメージ、認識が変わるかもしれません!


 
【  目  次  】
 
1、苦手だから避けたくなる?今必要ないからしない?人間の行動心理
 
2、こんなイメージをExcelに持っていませんか?





 

1、苦手だから避けたくなる?今必要ないからしない?人間の行動心理



さて、Excelの話を進める前に、
少しだけ人間の行動心理について話をします。


わたしたちは基本的に”変化”を嫌います。

ここでいう変化とは、何も生活習慣を変えるだとか、
生活環境を変えるといった大きな変化だけを指しません。

テレビの電源を切るといった、ごくごく小さな変化も含みます。

たとえば、こんな些細な変化でさえわたしたちは抵抗を覚えます。


くつろいでテレビを楽しんでいるとき、
取り組まなければならない課題を思い出しました。

テレビの電源を切らなければと思いますが、
なんだか気が重く、なんとなく「嫌だなぁ…」と感じ、
「もう少しだけ」とテレビを見続けました。


このような先延ばしを多くの人はやってしまいがちです。

それはテレビを切ることで楽しい時間を
自分の手で終えるという変化をもたらすのを避けるためです。


変化を避けるということで考えられるのが、
「苦手だから避けている」という言葉です。


”変化を嫌う”という前提でいえば、
「苦手だから避ける」のではなく、
「苦手なことに立ち向かって、
現状を変えようとする(=変化)のが苦痛だから避ける」と
解釈することもできます。


苦手な物事は他の人や物に頼りたくなるものです。

もしかしたらあなたも、
「Excelを避けてるのは苦手だから」と思っているのではないでしょうか。


もしかしたらそれは、
苦手なExcelに立ち向かう時間が苦痛だから避けている
のかもしれませんよ。


先ほどのテレビの話に加えて、わたしたちはもう1つ困った考え方をしてしまいます。


うっかり未来の自分に期待をしてしまうんです。


それも未来といっても数か月、数年先とかだけではなく、
数分、数時間先の自分自身にさえも期待をしてしまいます。


「そんなことはないです!」と思いますか?

では、今までに「あとでやる」と言ったことはありませんか?

多かれ少なかれ、誰しもが言ったことがあるひと言だと思います。

これは
「今より後の自分ならちゃんとできそうな気がするから、あとでやる」
という考え方をしているんですね。


冒頭でわたしは「いや、そこまで使わないからなぁ…」と思ったり、
「Excel苦手…」と思ったとすれば…と書きました。


今はそこまで使わないけど、(今後)使おうと思えば使える。

Excelは苦手だから、避けたい。


実はあの2つは、”変化を嫌う心理”と
”未来の自分に期待している心理”を暗に書いていました。

これが、Excelが苦手と思うからくりです。


心当たりはありませんか?

 


 

2、こんなイメージをExcelに持っていませんか?



さきほどでは行動心理についての話をしました。

今回Excelのイメージ、認識を変えるために記事を書いていますので、
ここからはExcelについて書いていきます。


まずExcelが苦手だという人の多くはこう言います。


「計算(算数・数学)が苦手で…」

「数字とアルファベットだけの羅列に拒否反応でちゃって…」

「表計算とかグラフとか、もう聞いただけで難しそうって思ちゃって…」

「マス目ばかりでどこを見ているかわからなくなっちゃって…」

「あんまりパソコンで計算とかしないんで…」



Excelが”表計算ソフト”と呼ばれるため、
算数・数学、大きく括れば計算自体が苦手や嫌いだと、
同時にExcelも苦手と思ってしまいます。

そして、Excelへの苦手意識を増長させるのが…
なんといってもExcel画面の見た目です。

マス目が張り巡らされた画面に苦手意識を抱く人も多いです。

もしかしたら、この記事を読んでいるあなたもどれかに
当てはまる思いがあるのかもしれませんね。

苦手意識が強ければ強いほど、
ちょっとしたつまづきでも人は苦痛を感じやすくなります。

さきほどの話でいうと、”変化”を嫌っている状態ですね。

「苦手なことに立ち向かって、
現状を変えようとする(=変化)のが苦痛だから避ける」
に繋がります。

だからこそ避けてきた!と思われるかもしれません。

呼ばれ方や画面から誤解の多いExcelですが、実はそうでもないんです


ここまでで少々長くなってしまいましたので、
続きはまた別の記事にて。

次の記事では、
誤解が多いExcelの残念ポイントを中心にご紹介します!

エクセル講座はこちら
 


 
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IF関数で快適に書類作成|Excel 関数の利用から活用法まで

快適のイメージ

Excelは様々な職業で使われる場面の多いソフトです。

使用場面の多いソフトですが、同時に『Excelアレルギー』の人が多いのではないでしょうか。

「わかりにくい」「算数(数学)が苦手」といった数字に対しての苦手意識が根底にあるためにそう思われるのかもしれません。

しかしExcelには特別な算数(数学)式を駆使しなくても、これだけ使えると便利!といった機能が目白押しです。

そんな便利な機能のうち、今回の記事は【 IF関数 】にフォーカスを当てて、3つのパートで基本的な使い方から活用法までを盛り込みました!

この【 IF関数 】を用いて、普段の書類作成をもっと手軽にしましょう。

 
【  目  次  】
 
1、そもそもExcelにある”関数”とは一体なにか
 
2、【 IF関数 】とはどういった関数なのか
 
3、こんな場面で活躍!【 IF関数 】で快適書類作成


 

続きを読む





1、そもそもExcelにある”関数”とは一体なにか


”関数”と見聞きして、”数学”と連想された方もいらっしゃるのではないでしょうか。

確かに関数はExcelで使える計算式に違いはありませんが、数学で扱われる微分・積分のようにややこしく難しいものではありません。

Excelにおける関数とは小難しく言えば、「Excelであらかじめ定義されている数式」となります。

しかしこれでは余計に苦手意識が強まりますので、ここは簡単に表します。

「 Excelの関数は、複雑な計算を簡単にできるもの 」

一発で総合計を出したり、何百とある売り上げ数値の中から最大の売り上げ数値だけを出したりと、手動に頼るには非効率的な計算処理を手早く簡単に行えます。

また一度作った関数は繰り返し利用が可能です。

Excel 2013というバージョンではこの関数、なんと450個以上も用意されています。

それほど数多く用意されている関数ですが、基本の作りはこのようになっています。

関数の基本構成の図

 \萋に「=(イコール)」があることによってExcelに”これは計算式である”と認識させることができます

◆〃茲泙辰新彁蚕萢を行うためにつけられた名前です。合計なら「SUM(サム)」、平均なら「AVERAGE(アベレージ)」とあらかじめ決まった名前があります

 かっこの内部はそれぞれの関数が計算処理に必要な情報を選んだり、入力したりする個所になっています

先頭に「=(イコール)」があり、関数名が来るのは共通です。

さすがにすべての関数を使いこなすことはできませんが、その中でも書類作成時に活躍してくれる関数があります。

そのうちの1つが、今回取り上げます【 IF関数 】です。
 

 

2、【 IF関数 】とはどういった関数なのか


IF関数とはどういった処理をしてくれるのか。

この関数では【 もしも〜なら、●●をしなさい。もし違ったら、××をしなさい。 】といった、条件に基づく処理を行わせることができます。

使用場面などは「3、こんな場面で活躍!【 IF関数 】で快適書類作成」で記述しますが、基本構成はこのようになっています。

IF関数の基本構成の図

…関数名「IF」を表示しています。

…「もしも〜なら」といった条件式を入力します。

…△濃慊蠅靴深阿”その通りである”場合に表示する結果を入力します。

…△濃慊蠅靴深阿”もし違っていた”場合に表示する結果を入力します。

今回のIF関数のように、複数個所で「,(半角カンマ)」で区切られるような関数はfxボタンから表示されるウィンドウを使用するとうまく入力できます。

IF関数の挿入の仕方は次の通りです。

1)fxボタンを押し、「関数の検索」欄に「論理」と入力し検索開始ボタンをクリックします
※「論理」とはたくさんある関数をカテゴリしてある中で、IF関数があるカテゴリ名です。

2)「関数名」欄に「IF」と表示されるので、「IF」をクリック後、OKボタンをクリックします

3)「関数の引数」というウィンドウに切り替わりますので、論理式、真の場合、偽の場合とそれぞれ入力しOKボタンをクリックします


【 関数の引数ウィンドウ 】
関数の引数ウィンドウ図



 



 

3、こんな場面で活躍!【 IF関数 】で快適書類作成


基本構成がわかったところで、IF関数を使用した快適書類作成技を解説します!

今回次のモデルを使用して、サンプル式で技を解説していきます。

サンプル表計算 完成形

このモデルのうち、「No.」欄に自動的に連番が振られるIF関数式は「快適技1|自動で連番を振るようにする」で解説します。

「合計」欄では、単価や個数が未入力の場合ゼロを表示しないようにするIF関数式を「快適技2|エラーなどの非表示で見た目を美しくする」で解説します。


 

快適技1|自動で連番を振るようにする



「1、2、3…」といった連番が必要になる際、オートフィル機能などを使用すれば手早く入力することは可能です。

手早いのですが、より正確に楽に入力をするにはIF関数を使うと便利です。

自動で連番を振るようにする場合、以下のサンプルのようなIF関数式を組み立てます。

IF関数で連番を振るサンプル

【 Excel画面 】※画面はExcel 2010です

IF関数 連番の式

このIF関数式を必要な個所にコピーして貼り付けておけば、次の時には最初のセルに数字を入力するだけで自動的に連番が表示されるようになります。

これにより、手動で連番を振ったり、任意の数字からの連番のための調整といった手間が省けます。



省ける手間ボタン・毎度のオートフィルなどによる手動連番

・任意の数字からの連番調整







 

快適技2|エラーなどの非表示で見た目を美しくする



あらかじめ合計を出すといった計算式を入力しているセルは、必要な数値などが入力されていないと0(ゼロ)を表示します。

他にもエラー(#DIV/0!など)が表示されることもあるでしょう。

そういったエラーなどの表示を、IF関数を使用すると非表示にし見た目を美しくできます。

エラーなどを非表示にする場合には、以下のサンプルのようなIF関数式を組み立てます。

エラーなどの非表示式
【 Excel画面 】

IF関数 非表示式

もともとの計算式は削除されませんので、必要な数値などを入力すれば結果はばっちり表示されます。

これにより、表示しないようにするための苦労をしなくて済みます。



省ける手間ボタン・エラーなどの表示を隠すための苦労

・毎度数式などをコピーして貼り付け





以上、3つのパートで基本的な使い方から活用法までを解説しました。

今後IF関数を使用する場面がありましたら、ぜひ積極的に使用してみてください。


 



 
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